Hinweise zur Ausgestaltung von Beschwerdeverfahren nach LkSG und Meldeverfahren nach HinSchG

Hinweisgeberschutzgesetz

Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz

Verpflichtung:
Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind verpflichtet, einen Meldekanal einzurichten.

Verpflichtung:
Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern müssen ab 2024 einen Meldekanal einrichten.

Konzernweite Meldekanäle:
Unter bestimmten Bedingungen sind sie in Deutschland erlaubt.

Konzernweite Meldekanäle
sind gemäß der Gesetzgebung und Begründung nicht ausgeschlossen.

Auslagerung an Dritte:
Unternehmen können den Meldekanal an externe Dienstleister auslagern, wie es
in § 14 Abs. 1 vorgesehen ist.

Unternehmen können sich gemäß § 8 Abs. 1 aktiv an einem externen Beschwerdeverfahren beteiligen. Die BAFA hat dies ebenfalls bestätigt.

Integration mit anderen Meldekanälen:
Die Integration mit anderen gesetzlichen Meldekanälen ist erlaubt.

Die Integration des Meldekanals
mit anderen gesetzlichen Meldekanälen wird sogar von der BAFA empfohlen.

Zielgruppe:
Der Meldekanal richtet sich an Personen, die im Zusammenhang mit ihrer Arbeit
Verstöße bemerken, wobei der EU‑Arbeitnehmerbegriff gilt.

Zielgruppe:
Der Meldekanal muss für jeden zugänglich sein, insbesondere für alle
internen und externen Betroffenen, einschl. natürlicher Personen. Verbände und
Gewerkschaften können in Prozessstandschaft auftreten.

Schutz von Hinweisgebern:
Es gibt Maßnahmen zum Schutz vor Repressalien, einschließlich Beweislastumkehr. Auch Verwandte genießen Schutz.

Hinweisgeber genießen Schutz
vor Benachteiligung und Strafen, auch wenn sie keine einklagbare Rechtsposition haben.

Erfasste Meldegegenstände:
Alle Straftaten, bestimmte Ordnungswidrigkeiten und Verstöße in den definierten Rechtsgebieten.

Erfasste Meldegegenstände:
Der Meldekanal erfasst sämtliche Risiken und Verstöße im Bereich der Menschenrechte und Umwelt, sowohl im eigenen Unternehmen als auch bei
Zulieferern.

Hinweispflicht an staatliche Stellen:
Unternehmen müssen Verstöße auch an externe staatliche Meldestellen melden.

Hinweispflicht an staatliche Stellen:
Es besteht keine Verpflichtung zur Meldung an externe staatliche Meldestellen.

Veröffentlichung einer formalen Verfahrensordnung:
Es besteht keine ausdrückliche Pflicht zur Veröffentlichung einer formalen
Verfahrensordnung.

Veröffentlichung einer formalen Verfahrensordnung:
Unternehmen müssen eine formale Verfahrensordnung in Textform veröffentlichen.

Um die Unparteilichkeit, Vertraulichkeit und Unabhängigkeit der mit der
Bearbeitung betrauten Personen sicherzustellen, sollten klare Richtlinien und
Schulungen implementiert werden. Dies umfasst auch Maßnahmen zur Wahrung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers.

Gewährleistung von Unparteilichkeit, Vertraulichkeit und Unabhängigkeit der Mitarbeiter, die für das Beschwerdemanagement zuständig sind und Sicherstellung der Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers.

Maßnahmen:
Im Rahmen der Bearbeitung ist es wichtig, Folgemaßnahmen zu ergreifen, um
angemessen auf die gemeldeten Vorfälle zu reagieren.

Maßnahmen:
Notwendige Umsetzungen zur Abhilfe und Prävention.

Eingang einer Meldung:
Dieser ist innerhalb von 7 Tagen zu bestätigen, und Rückmeldungen zur
Fallbearbeitung haben innerhalb von höchstens 3 Monaten zu erfolgen.

Eingang einer Beschwerde:
Bestätigung des Eingangs einer Beschwerde und Durchführung einer Klärung des Sachverhalts mit dem Hinweisgeber ohne festgelegte Zeitvorgaben.

Dokumentations- und Löschpflicht:
Dies gilt grundsätzlich für 3 Jahre nach Abschluss des Verfahrens.

Dokumentations- und Löschpflicht:
Dokumentationspflicht ohne konkret festgelegte Löschfristen.

Barrierefreiheit des Beschwerdeverfahrens:
Obwohl nicht ausdrücklich gesetzlich vorgeschrieben ist, sollte dennoch
darauf geachtet werden, dass das Meldeverfahren für alle zugänglich ist.

Barrierefreiheit des Beschwerdeverfahrens:
Gewährleistung im Rahmen der gesetzlichen Anforderungen.

Verfahren der einvernehmlichen Streitbeilegung ist auch optional nicht vorgesehen.

Verfahren der einvernehmlichen Streitbeilegung optional möglich.

Wirksamkeitsprüfung:
Es gibt keine gesetzliche Vorgabe für eine regelmäßige oder anlassbezogene Prüfung des Meldeverfahrens oder eine jährliche Berichtspflicht zum Umgang mit eingegangenen Hinweisen.

Wirksamkeitsprüfung:
Jährliche und bedarfsorientierte Überprüfung gemäß § 8 Abs. 5 und jährliche
Berichterstattung über die Einhaltung der Sorgfaltspflichten, einschließlich
des Beschwerdemanagements gemäß § 10 Abs. 2.

Gesetzliche Auditierung des Meldesystems ist ebenso keine vorgesehen.
Dennoch können interne Kontrollen und regelmäßige Überprüfungen zur
Qualitätssicherung sinnvoll sein.

Jährliche Überprüfung der Wirksamkeit des Beschwerdeverfahrens gemäß § 8
Abs. 5 sowie jährliche Berichterstattung über die Einhaltung der Sorgfaltspflichten, einschließlich des Beschwerdemanagements gemäß § 10 Abs. 2.

Information und Beratung

Wir bieten Unterstützung bei der Umsetzung der Melde-/Beschwerdeverfahren. Die Fachexperten stehen Ihnen zudem für Beratungen zu Fragen rund um die Ausgestaltung von Beschwerdeverfahren nach LkSG und Meldeverfahren nach HinSchG zur Verfügung.

 

Und warum VaDok® verwenden?

Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Besonderheiten, die in der Dokumentation und in den Berichten berücksichtigt werden müssen. Individuelle Anpassungen garantieren Effizienz, Genauigkeit und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Tipps zum Einstieg in den Bereich CSR (Corporate Social Responsibility)

Einfach starten

Beginnen Sie mit kleinen, umsetzbaren CSR-Aktionen und nutzen Sie dabei die Stärken Ihres Unternehmens. Integrieren Sie CSR langfristig in Ihre Unternehmensstrategie, um Kontinuität und Vertrauenswürdigkeit zu gewährleisten. Berücksichtigen Sie dabei auch die wachsenden Erwartungen der Öffentlichkeit und gesetzliche Anforderungen.

Warum engagieren Sie sich in CSR?

Klären Sie Ihre Motivation. Neben dem sozialen Engagement können auch wirtschaftliche Vorteile wie Kosteneinsparungen und eine verbesserte Unternehmensreputation als Antrieb dienen.

Ziele setzen und bestehende Ressourcen nutzen

Definieren Sie spezifische CSR-Ziele, die zu Ihrer Branche, Unternehmensgröße und Geschäftsstrategie passen. Tauschen Sie sich mit Mitarbeitern, Partnern und anderen Interessengruppen aus und bauen Sie auf bereits vorhandene Initiativen auf.

CSR im Unternehmen verankern

Begreifen Sie CSR als festen Bestandteil Ihrer Unternehmenskultur. Setzen Sie klare und messbare Ziele und entwickeln Sie eine gezielte CSR-Strategie.

Prozesse und Verantwortlichkeiten klären

Legen Sie klare Abläufe, Verantwortlichkeiten, Zeitpläne und Budgets fest, um Ihre CSR-Maßnahmen effektiv umzusetzen.

Erfolg überprüfen

Messen Sie den Erfolg Ihrer CSR-Initiativen mit Hilfe von Key Performance Indicators (KPIs). Orientieren Sie sich dabei an international anerkannten CSR-Richtlinien wie den UN-Leitprinzipien oder den OECD-Leitsätzen.

Offene Kommunikation

Informieren Sie Ihre Stakeholder transparent über Ihre CSR-Fortschritte, Erfolge und Herausforderungen. Dies fördert das Vertrauen in Ihr Unternehmen.

Berichterstattung

Nutzen Sie anerkannte Standards wie die Global Reporting Initiative (GRI) oder den Deutschen Nachhaltigkeitskodex für eine strukturierte und vergleichbare Darstellung Ihrer CSR-Aktivitäten.

Information und Beratung

Wir bieten Unterstützung bei der Umsetzung der menschenrechtlichen Sorgfaltspflicht.
Die Fachexperten stehen Ihnen zudem für Beratungen zu Fragen rund um die Implementierung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) zur Verfügung.

 

Und warum VaDok® verwenden?

Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Besonderheiten, die in der Dokumentation und in den Berichten berücksichtigt werden müssen. Individuelle Anpassungen garantieren Effizienz, Genauigkeit und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Verfahrensdokumentation gem. GoBD - nicht teuer aber wichtig!

Kurze Beschreibung der einzelnen Bestandteile einer Verfahrensdokumentation

 

Allgemeine Beschreibung:

Diese gibt einen umfassenden Einblick in den Datenverarbeitungsprozesse und die genutzten Systeme. Sie informiert über IT-Infrastruktur, Netzwerkstruktur, Hardware- und Softwareeinstellungen sowie Sicherheitsrichtlinien.

 

Anwenderdokumentation:

Hier sind die Prozesse für die Nutzer festgehalten, einschließlich Handbücher, Schulungsmaterialien und Bedienungsanleitungen für IT-Systeme.

 

Betriebsdokumentation:

Sie behandelt technische und organisatorische Aspekte des IT-Betriebs, von Betriebsprozessen über Notfallpläne bis hin zu Wartungs- und Aktualisierungsanweisungen. Betriebsprozesse sind Abläufe zur Erfüllung betrieblicher Aufgaben. Bei steuerrelevanten Prozessen sind klare und verständliche Beschreibungen für Prüfer essenziell und somit auch die wichtigsten Informationen innerhalb der Verfahrensdokumentation.

 

Technische Systemdokumentation:

Hier werden technische Details der IT-Systeme erläutert, wie Systemarchitektur, Datenbankstruktur, Schnittstellen, Programmlogik und spezifische Konfigurationen.

 

Internes Kontrollsystem (IKS):

Das IKS beinhaltet Maßnahmen und Kontrollen zur Risikominimierung und Sicherstellung der Integrität der Buchführung. Es stellt hier die interne Regelungen und Kontrollmechanismen bereit, um die Ordnungsmäßigkeit und Korrektheit der steuerrelevanten Geschäftsprozesse zu gewährleisten.

 

Und warum VaDok® verwenden?

Jedes Unternehmen hat eigene Abläufe und Besonderheiten, die in der Verfahrensdokumentation berücksichtigt werden müssen. Eine individuell angepasste Dokumentation garantiert Effizienz, Genauigkeit und die Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Die Vorlagen und speziellen Funktionen VaDok® unterstützen hier bei der Umsetzung dieser Anforderungen.

Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG)

Empfehlung

VaDok® Whistleblow als Hinweisgeberschutzsystem und die Ombudsmann-Services.

Das dt. Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) trat am 2. Juli 2023 in Kraft und setzt die Richtlinie 2019/1937 in nationales Recht um. Mit dem HinSchG gibt es gesetzliche Verpflichtung zur Einführung eines Hinweisgeberverfahrens (sogenannte „interne Meldestelle“) und zwar

  • für Beschäftigungsgeber mit mehr als 249 Mitarbeitende sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes, also ab dem 02. Juli 2023.und  
  • für kleinere Beschäftigungsgeber mit mehr als 49 Mitarbeitende seit dem 17. Dezember 2023.

Es ist zu prüfen, ob bereits ein solches System im Unternehmen existiert und ob Anpassungen nötig sind. Dabei sollten die Kanäle für Hinweise festgelegt werden, einschließlich der Entscheidung über Telefon, E-Mail, webbasierte Lösungen oder die Inanspruchnahme einer Ombudsperson. Die Qualifikation der internen Zuständigen sollte auf ihre Unabhängigkeit und juristische Expertise geprüft werden, möglicherweise mit Schulungen zur Weiterbildung. Die Option eines externen Dienstleisters für die Entgegennahme und Bearbeitung von Meldungen sollte ebenfalls in Betracht gezogen werden.

Geschäftsführerhaftung: Dokumentationspflichten Überwachungsverschulden, eigenes Unvermögen

Beschluss vom 15. November 2022, VII R 23/19

Der Geschäftsführer einer GmbH kann sich gegenüber der Haftungsinanspruchnahme nicht darauf berufen, dass er aufgrund seiner persönlichen Fähigkeiten nicht in der Lage gewesen sei, den Aufgaben eines Geschäftsführers nachzukommen.
Wer den Anforderungen an einen gewissenhaften Geschäftsführer nicht entsprechen kann, muss von der Übernahme der Geschäftsführung absehen bzw. das Amt niederlegen.

Google Fonts

Laut einem Urteil des Münchener Landgerichts vom 20.01.2022 kann bei nachladenden Schriftarten von Google eine Schadensersatzforderung auf Webseitenbetreiber zukommen. Dies ist vor allem darin begründet, dass Daten in die USA ohne Einwilligung des Besuchers und technischer Notwendigkeit gesendet werden. Leider gibt es hierzu bereits Abmahnungen, die schon bei vielen Webseitenbetreibern eingegangen sind. Es ist dringend anzuraten hier tätig zu werden.

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